¿Cómo averiguar si mi ERP se está usando adecuadamente?

Me es común escuchar a los ejecutivos y dueños de empresas las siguientes preguntas: ¿Estamos usando en todo su potencial el ERP que compramos? o ¿Estaremos usando de la manera adecuado nuestro software? o ¿Estarán bien alineados mis sistemas de información con mis estrategias de negocios?. La preocupación es como optimizar el uso del ERP

Para atender estas inquietudes les voy a presentar un par de métodos, de mi maleta personal de herramientas, que son simples y que me han dado buenos resultados, estás son:

• La prueba del Excel.
• La prueba del Calendario.
• La prueba del Flujo de Caja.

La gracia de estas herramientas es que con una pocas preguntas y algo de perspicacia se puede lograr una idea bastante aproximada respecto a la real situación de uso – la firme como decimos en Chile- de los Sistemas de Información instalados en su empresa. Y, digo instalados para distinguir de los en uso efectivo.

La Prueba del Excel
Aclaración: Con esta prueba no estoy afirmando que el Excel es una herramienta inadecuada para los usos de una empresa, lo que pretendo establecer es que si una funcionalidad generada con Excel se compara con la equivalente disponible en un ERP, esta última es más sólida y confiable en el 99% de los casos. Por consiguiente el fin de esta prueba es detectar las funcionalidades que la empresa ejecuta con el apoyo de Excel y que se pueden hacer, con mucha más confiabilidad, en el ERP instalado en la empresa.

La prueba consiste en:

1. Hacer una lista de las funciones que se realizan con el apoyo de planillas Excel, para mayor facilidad las puede hacer o pedir por gerencia. Ejemplo: la Gerencia de Ventas usa planillas para establecer el Presupuesto de Ventas, hacer Cotizaciones, establecer los precios, etc. La Gerencia de Administración y Finanzas usa planillas para llevar la cobranza, el flujo de caja, operaciones de comercio exterior, consolidación de balances, etc.
2. Preguntar a un par de especialista en el ERP que tiene instalado, ojala que uno de ellos sea externo a su empresa, cuales funciones de la lista del punto anterior son posibles de realizar con el ERP.
3. Pedir a sus especialistas o proveedores de consultoría la evaluación de las funciones que para Ud. son más importantes. No se entusiasme tratando de hacerlas todas ni se ponga tacaño tratando de hacer las más baratas. Ponga el énfasis en las que le aportaran mayor rentabilidad a su negocio.

No se sorprenda si la lista de funciones que operan con Excel es grande, este es precisamente el secreto del éxito de éste producto. Tenga presenta que cada función posible de realizar con su ERP que se hace con el Excel, va en desmedro de la rentabilidad de su inversión en el ERP.

La Prueba del Calendario
Esta prueba es de la más simple e infalible. Ud. sabe que existen fechas mensuales y anuales muy significativas. Para las empresas chilenas casi siempre tienen que ver con el SII, AFP, Isapres, Superintendecias, etc. y para empresas extranjeras con calendarios de reportes que establecen las casas matrices.

Los pasos de esta prueba son:

1. Establecer UN calendario mensual y UN calendario anual de los informes y/o procesos que debe ejecutar su empresa. Por ejemplo: pago de IVA, balance anual, inventarios, corrección monetaria, verificación de presupuesto, control de costos, de proyectos, de calidad de servicios, etc. Si su empresa es un subsidiaria lo más probable es que tiene una calendario que le exige su casa matriz, agréguelo a los anteriores.
2. Los calendarios en cuestión incorpórelos a su agenda (Outlook, Lotus Notes, etc.) o imprima el calendario mensual y el calendario mensual y dispóngalos en un lugar visible. Por último entréguelos a su secretaria y que ella le avise cuando corresponda.
3. Observe los siguientes aspectos:

• Cumplimiento de la fecha. Registre la fecha y así podrá disponer de una estadística. Recuerde que la memoria es frágil.
• Verifique que el resultado, por ejemplo el pago del IVA, la corrección monetaria, las tomas de inventario, etc. efectivamente se ejecutaron con el concurso del ERP. Muchas veces para salvar la situación se hacen operaciones con planillas u otros medios alternativos.
• Compruebe cuantas horas extras emplea su personal para generar a tiempo estos informes. Las horas extras, cuya evidencia más inmediata son las trasnochadas, no siempre significan mayor dedicación y compromisos, muchas veces tiene que ver con trabajo dejado para última hora. Si tiene un ERP la explicación de falla del software es poco plausible.
• Ante un atraso, pida que expliquen detalladamente el proceso, interiorícese de sus aspectos fundamentales. Esto le ayudará a establecer un diagnóstico, el atraso puede ser: por negligencia, por una causa fortuita, por falta de capacitación, por desconocimiento del tema operativo y, lo que es peor, porque no se usa su ERP.

Esta prueba no es más que la verificación del cumplimiento de compromisos que su empresa debe honrar y que necesitan para su ejecución el apoyo de su ERP. Por tanto a mayor capacidad de cumplimiento del calendario más alta es la posibilidad que se este usando adecuadamente su ERP.

La Prueba del Flujo de Caja
Esta prueba tiene la virtud que la puede hacer cuando quiera y basta para ello una sola pregunta, esta es:

¿Explíqueme como generó Ud. el Flujo de Caja?

Pida una descripción pormenorizada del proceso que ejecuta su gente. Averigüe que herramienta computacional utiliza su Gerencia de Administración y Finanzas para este efecto. Lo más probable es que le digan que ocupan Excel y le den veinte razones para justificarlo. Todas estas razones son puro verso si es que su empresa cuenta con un ERP. A continuación le enumeraré las condiciones que necesita su empresa para generar el Flujo de Caja con el ERP.

• Las cuentas por cobrar deben estar al día.
• Las cuentas por pagar deben estar al día.
• La conciliación bancaria debe estar al día.
• El manejo de documentos en cartera debe estar en el ERP y al día.
• Las inversiones deben estar registradas en el ERP y al día.
• Las previsiones correspondientes a operaciones aún no registradas contablemente deben estar ingresadas –manualmente- en el ERP.

Quiero aclarar que “al día” para esos efectos es que al final del día en el ERP están registradas todas las transacciones correspondientes al día en curso, por ejemplo: de los montos cobrados –en el día- se aplicaron los pagos a las cuentas corrientes pertinentes.

La ventaja que su Flujo de Caja efectivamente se haga con el ERP, es que le permitirá saber de inmediato que su Contabilidad está al menos en un 80% realizada automáticamente por su ERP, esto porque estos sistemas generan –de acuerdo a una parametrización- los asientos contables cada vez que se factura, se mueve mercadería del inventario, se paga, se cobra, etc.

Por otra parte, dado el diseño integrado del ERP, si las Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar están al día y su empresa efectivamente opera el Inventario en el ERP, significa que sus operaciones de compra y de venta también están al día. En todo caso tenga en consideración que en un ERP toda operación de compra, venta, producción o servicios siempre generará un asiento contable automático.