Metodologías Ágiles para BPM

Es cada vez más común que los equipos de proyectos para la implementación de Procesos de Negocios estén incorporando las metodologías para Desarrollos Ágiles, generando el híbrido BPM Ágil [1]. El objetivo básico es proveer Agilidad al diseño y mejoramiento de los Procesos de Negocios, entendiendo que Agilidad es:

Un comportamiento o capacidad persistente de una organización que muestra flexibilidad para adaptarse rápidamente a cambios esperados o inesperados, incorporándolos en el menor tiempo posible, utiliza instrumentos económicos, simples y de calidad en un entorno dinámico, y aplica el conocimiento y la experiencia previa, actualizados, para aprender del entorno interno y externo.

En otras palabras, se trata de reducir los tiempos de implementación de modificaciones o Mejoramientos a un Proceso de Negocios, entendiendo que el tiempo a reducir es el comprendido entre el inicio de las tareas correspondientes al Mejoramiento hasta cuando el cambio está implementado y en uso por parte de la Operación.

Para evitar confusiones defino los términos siguientes en la acepción que se usa en este artículo.

  • Implementación, poner en funcionamiento el modelo To-Be o un Mejoramiento correspondiente a un Proceso / Subproceso. Según la RAE implementar significa: Poner en funcionamiento o aplicar métodos, medidas, etc., para llevaralgo a cabo.
  • Habilitación, lograr que los Usuarios estén en condiciones de ejecutar el Proceso / Subproceso de acuerdo con el modelo To-Be o al Mejoramiento implementado. Según la RAE habilitar significa hacer a alguien o algo hábil, apto o capaz para una cosa determinada.
  • Elemento Ágil, es una práctica, método o herramienta que contribuye a dar Agilidad al proceso “Mejoramiento Continuo de Procesos de Negocios”, mediante la disminución de  los tiempos de ejecución de su distintos Subprocesos.

Modelo Proceso de Negocios

Para establecer los tiempos que es necesario reducir presento el modelo para Mejoramiento Continuo de Procesos de Negocios, el cual incluye una primera etapa de Preparación de un Proceso / Subproceso para dejarlo en condiciones de poder aplicarle Mejoramientos –cambios en los ámbitos: Organización, Procesos y Tecnológicos– acotados en Alcance y Plazo. La etapa Iteración es la que trata la habilitación de un determinado Mejoramiento, entendiendo por Habilitación todas las acciones necesarias para lograr que los Usuarios puedan operarlo.

Etapa Preparación

Consiste en llevar el Proceso / Subproceso desde su estado actual As-Is a un estado futuro To-Be, que al menos, cumpla con los requisitos siguientes:

  • Tener su modelamiento / documentación actualizada en un repositorio de una herramienta BPM, por ejemplo: Aris, Hopex, etc.
  • El software que soporta sus funciones esta completamente operativo y con su documentación al día, disponible en un repositorio.
  • La versión To-Be del Proceso / Subproceso en cuestión está habilitada.

Las razones de ejecutar esta Preparación es disponibilizar a los equipos de Procesos de Negocio y a los equipos de Software de Aplicación de toda la información técnica necesaria, estando ésta actualizada, y con un acceso rápido, para facilitar la disminución de los tiempos de Implementación de un Mejoramiento.

Tiempos Asociados a la Preparación

tpr = t1 + t2 + … + t10

Donde:

t1  = Tiempo Levantamiento

t2  = Tiempo Modelamiento

t3  = Tiemplo Actualización Documentación Ámbito Procesos

t4  = Tiempo Acciones Ámbito Organizacional

t5  = Tiempo Actualización Documentación Ámbito Organizacional

t6  = Tiempo Acciones Ámbito Procesos

t7  = Tiempo Acciones Ámbito Tecnológico

t8  = Tiempo Actualización Documentación Ámbito Tecnológico

t9  = Tiempo Capacitaciones

t10 = Tiempo Puesta en Servicio

Por consiguiente, la disminución de tpr  se logra con la disminución de los tiempos de cada una de las actividades necesarias para lograr la habilitación  del Mejoramiento.

En este artículo me centraré en la disminución de los tiempos asociados al Modelamiento tanto en la etapa de Preparación como en la de Iteración.

Etapa Iteración

Para el Mejoramiento Continuo es necesario ejecutar acciones que mejoran aspecto específicos e incrementales de un Proceso / Subproceso, a estás se les denomina Iteraciones [2], según las Metodologías Ágiles. Para ejecutar una Iteración se deben satisfacer previamente en la Fase Preparación las condiciones siguientes:

  • El Proceso / Subproceso debe estar con su modelado actualizado al uso actual, en un repositorio donde están sus definiciones, de al menos: flujo, roles, funciones, reglas de negocios, controles, y riesgo.
  • Todos los elementos tecnológicos (software, comunicaciones, equipos, máquinas) que soportan el Proceso / Subproceso deben estar operativos, disponibles para los Usuarios, y con su documentación al día.
  • El Proceso / Subproceso está en uso, incorporado al quehacer de la organización, y está monitoreado y controlado periódicamente.
  • Las Oportunidades de Mejoramiento son identificadas mediante la información de performance, la opinión de los Usuarios, la opinión de los Clientes, o el cambio de las regulaciones legales. Estas Oportunidades son registradas en el Backlog de Oportunidades, y existe un comité de Control de Cambios que evalúa la pertinencia de implementarlas.
  • Existe un Dueño de Procesos para cada Proceso / Subproceso responsable –con accountability– de los resultados end-to-end, y de las acciones de mejoramiento a ejecutar en los ámbitos Organizacional, Procesos y Tecnológicos.

Tiempos Asociados a la Iteración

tit = t1 + t2 + … + t9

Donde:

t1  = Tiempo Ajustes Modelamiento

t2  = Tiemplo Actualización Documentación Ámbito Procesos

t3  = Tiempo Acciones Ámbito Organizacional

t4  = Tiempo Actualización Documentación Ámbito Organizacional

t5 = Tiempo Acciones Ámbito Procesos

t6  = Tiempo Acciones Ámbito Tecnológico

t7  = Tiempo Actualización Documentación Ámbito Tecnológico

t8  = Tiempos Capacitación

t9  = Tiempo Puesta en Servicio

Las actividades de Modelamiento de la etapa de Preparación son prácticamente idénticas a las de la etapa Iteración, sin embargo:

tpr >> tit

Debido a que para tit se deben cumplir las condiciones siguientes:

  1. El Levantamiento ya está hecho.
  2. El Alcance esta acotado.
  3. El Plazo esta establecido previamente, generalmente menor a 8 semanas.
  4. La Oportunidad de Mejoramiento se detectó por medio de los indicadores de performance del Proceso / Subproceso, y/o por la opinión de los Usuarios Internos o Externos, y/o por el Dueño del Proceso, y/o por un cambio de normativa, y/o por necesidad del negocio; es decir, no es un requerimiento arbitrario. Este cambio fue validado por un Comité de Cambios o por la entidad equivalente, y autorizado para su ejecución con Alcance claramente establecido, lo mismo que el plazo.
  5. Tanto la documentación del Proceso / Subproceso como la del Software que lo soportan están disponibles y actualizados.

Luego, si el tiempo de Preparación tpr  o el tiempo de Iteración tit se reducen; es decir se hace más ágil la Habilitación. Esta reducción se puede lograr incorporando a las acciones correspondientes a los tiempos de ejecución t1, t2, …, t10 Elementos de Agilidad, que se identifican más adelante, y coordinando las acciones entre las distintas áreas involucradas en la generación del Mejoramiento.

Iteraciones Múltiples

Los expertos en calidad esperan que las versiones iniciales de un proceso cubran los aspectos indispensables, y por tanto se tiene un margen de mejoramiento amplio. Pero, también saben que las primeras iteraciones expondrán fallas del Proceso que de otro modo permanecería invisible. BPM Ágil es diseñado para tomar tantas vueltas alrededor de la pista como sea necesario, produciendo numerosas versiones de un proceso durante su ciclo de vida, que normalmente corresponden a mejoras incrementales.

En otras palabras, se establece el alcance deseado entendiendo que éste esta obviamente definido por el conocimiento presente, y que una vez implementando se generará un mayor entendimiento del proceso, el que se implementará en una versión siguiente; así le modelo de versiones de software se aplica a los procesos, teniendo una versión 1, 2, y así sucesivamente; con intervalos de tiempo entre versión y versión determinados por la demanda del mercado, las Oportunidades de Mejoramiento y las necesidades del negocio.

Principios Ágiles para BPM

Las metodologías Ágiles en su inicio se diseñaron para el desarrollo de software, por tanto, esta propuesta recoge los principios generales del Manifiesto Ágil [3], adaptados a los Procesos de Negocios [4] de la manera siguiente:

Principio Nº Descripción
1 Orientación al cliente y a la generación de valor.
2 Abrazamos el cambio para generar ventajas competitivas.
3 Proyectos de mejora de proceso en el tiempo más corto posible.
4 Trabajo en equipo de expertos en procesos y ejecutores.
5 Ejecutores motivados y empoderados.
6 Comunicación cara a cara con el equipo.
7 Proceso funcionando es la medida de progreso.
8 Mejoramiento continuo.
9 Excelencia técnica (procesos perfectos)
10 Simplicidad (lean)
11 Equipos auto-organizados (participan en mejoramiento continuo)
12 Análisis crítico y continuo para ajustar y perfeccionar el proceso.

Tabla Principios BPM Ágil

Los principios anteriores los incorporamos mediante acciones o métodos específicos a las tareas del Proceso de Mejoramiento Continuo, que denominamos Elementos Ágiles.

Subproceso Preparación / Proceso Modelamiento

En ambos subprocesos se ejecutan las mismas fases con distintos niveles de Alcance y Plazo; en todo caso más extensos en el Proceso de Preparación, como se señaló más arriba.

Donde:

  • Inicialización, consiste en planificar la Preparación de un Proceso / Subproceso o la planificación de la ejecución de un Mejoramiento. Con el propósito de alinear las expectativas, delimitar claramente los alcances, plazo, y la asignación de los equipos de trabajo.
  • Levantamiento, comprende la recopilación de documentación más el trabajo de la Mesa de Proceso para generar el entendimiento, de todos sus integrantes, del Proceso / Subproceso en cuestión. Y, la generación de documentación que describe en sus aspectos principales la situación actual del proceso; es decir la descripción del As-Is.
  • Diagnóstico, trata sobre la revisión y análisis del Proceso / Subproceso documentado(s) durante el Levantamiento, para establecer su estado operativo –diagnóstico–, y descubrir las Oportunidades de Mejoramiento, sea en Ámbito Organizacional (estructura, cargos, normativa), o de Procesos (flujos, roles, reglas de negocios), o Tecnológico (funciones, software, roles, datos, dispositivos).
  • Propuesta, es la consolidación y revisión de todas las Oportunidades de Mejoramiento identificadas por Proceso /Subproceso. Más una proposición de solución conceptual, para cada Oportunidad, que permita un dimensionamiento inicial del alcance y de plazo. Y, por último, la generación de la propuesta de Mejoramientos propiamente tal.
  • Rediseño, tiene como objetivo generar los futuros modelos de Proceso / Subproceso –To-Be–, y la forma de llegar a ellos a través de cambios, sea en la organización, en los procesos, y/o en los elementos tecnológicos que soportan al proceso . El nuevo modelo se valida respecto a su funcionalidad, disponibilidad de soporte funcional técnico, y normativa vigente.
  • Plan, Generación del plan de implementación del Proceso / Subproceso o Mejoramiento considerando los ámbitos: Organizacional, Procesos y/o Tecnológico. Además, se debe generar el Costeo[1] de la Implementación Funcional, la que puede requerir ejecutar tareas en tres ámbitos distintos: Organizacional, Procesos y Tecnológico. Cada uno de ellos requiere de consultores con conocimientos específicos, y por lo general los interlocutores válidos del Cliente pertenecen a distintas áreas.

Subproceso Habilitación Funcional

Este Subproceso se activa cuando termina el Subproceso Modelamiento, el cual determinó las acciones de mejoramiento priorizadas para su ejecución, indicando para cada una de ellas las tareas a realizar en los ámbitos Organizacional, Procesos o Tecnológicos.

Donde:

  • Coordinación, trata que los equipos que corresponden a los ámbitos organizacional, Procesos y Tecnológicos se reúnan para analizar el conjunto de mejoramientos correspondientes al Proceso / Subproceso, y establezcan el alcance a implementar, las dependencias funcionales entre los tres ámbitos, los hitos de inicio y término por ámbito, y la estrategia para la Habilitación.
  • Organizacional, es el conjunto de tareas necesarias para implementar el mejoramiento en el ámbito Organizacional, comprende su definición, documentación, validación más todas las acciones necesarias para dejar los cambios disponibles para su Habilitación. Ejemplo de acciones: cambios en el organigrama de la empresa, redefinición y/o creación de nuevos cargos, autorización de contratación / desvinculación de colaboradores, autorización de incentivos, definición de ajustes por normativa o legal.
  • Procesos, son todos aquellos cambios al Proceso / Subproceso que se refieren al flujo, roles, reglas de negocios, KPI, procedimientos, y riesgos que necesitan estar disponibles para su Habilitación.
  • Tecnológico, son cambios en la maquinaria o en el software que soportan al Proceso / Subproceso que deben estar disponibles para su Habilitación. Ejemplo de acciones: cambio de equipos, actualización del software, implementación de un nuevo módulo del ERP, desarrollo de una automatización RPA, creación de un Workflow, desarrollo de una integración de sistemas, etc.
  • Habilitación, primero trata la verificación en conjunto de las implementaciones en los tres ámbitos para dejar todos sus elementos funcionando y a disposición de los Usuarios. Y, segundo comprende la capacitación de los Usuarios para habilitarlos en el uso de los cambios / mejoramientos habilitados.

Subproceso Operación

La operación es el conjunto actividades que se hacen periódica y sistemáticamente como parte de la generación de valor que define la estrategia de la organización. Comprende acciones que realizan distintas áreas, y cuya coordinación y mejoramiento es parte de las responsabilidades del Dueño de Proceso, y cuya ejecución y generación de valor es responsabilidad de los jefes de las áreas involucradas.

Donde:

  • Uso, corresponde a las acciones que ejecutan los colaboradores conforme a la definición del Proceso / Subproceso y a las funciones disponibles en el software que lo soportan; con el fin de lograr los resultados definidos en los valores esperados para cada KPI establecido.
  • Soporte Usuario, servicios que presta ayuda a los Usuarios en el uso del proceso, del software y del equipamiento asociado.
  • Monitoreo, conjunto de acciones para medir los resultados y KPI de un Proceso.
  • Control, actividad para verificar que un proceso esta operando dentro de los rangos aceptable para el negocio.
  • Cumplimiento, acciones para comprobar si el flujo, las reglas de negocio, y las funciones del proceso se esta ejecutando conforme a sus definiciones. Más la verificación que los roles están asignados correctamente a las personas.

Subproceso Gestión de Oportunidades

El objetivo de éste es identificar todas aquellas Oportunidades de Mejoramiento que contribuirán a que un Proceso / Subproceso agregue más valor a la organización.

Donde:

  • Identificación, es el registro de una Oportunidad de Mejoramiento detectada por los Usuarios, por el Monitoreamiento, por las acciones de Control o por alguna No conformidad detectada por el Cumplimiento. También pueden surgir necesidades del negocio o del cambio de normativas. Estas Oportunidades se registran en una lista, que en las prácticas Ágiles se denomina “Backlog” o “Lista de Oportunidades de Mejoramiento”
  • Factibilidad, en primer lugar, es un conjunto de acciones para analizar la conveniencia de ejecutar un Oportunidad. Evaluándose su costo, tiempo de ejecución, complejidad, potencial de generación de valor u obligación legal. En segundo lugar, para las Oportunidades que se decidió ejecutar se establece una prioridad, en función de los parámetros que la organización tenga establecidos, como ser: rentabilidad, imagen, obligación legal, estrategia, capacidad de ejecución, etc.
  • Orden de Ejecución, es un documento que autoriza la realización de la Oportunidad de Mejoramiento, le asigna un alcance, presupuesto y plazo. Es deseable que ésta llegue al Dueño de Proceso para que inicie y controle su ejecución.

Elementos Ágiles

La tabla siguiente identifica los elementos que proveen Agilidad en las distintas fases del proceso Mejoramiento Continuo de Procesos de Negocios, por medio de satisfacer o mejorar el nivel de cumplimiento de los Principios Ágiles para BPM. Donde Nombre es la denominación del Elemento Ágil, y Nº Principio incluye los números que apuntan a los principios de la Tabla Principios BPM Ágil.

Nombre Descripción Principio Nº Proceso / Subproceso / Fase
Equipo Grupo de personas responsables de ejecutar las Tareas de la fase correspondiente. Participan: Dueño del Proceso, Usuarios líderes y Consultores Vector 4 Todas las Fases
Mesa Instancia de trabajo donde el Equipo se reúne y ejecuta las Tareas para generar los Entregables convenidos. 6 Todas las Fase
Kanban Metodología para controlar el avance 2
3
Todas Fases
RACI Método para definir las responsabilidades de un Rol 10 Levantamiento, Rediseño, Plan
Visión Producto Agile Descripción general de un Proceso / Subproceso 10 Levantamiento
Lecciones Aprendidas Al finalizar la Etapa el o los Equipos analizan como fue su ejecución, identifican los pros y contras, e identifican que acciones de mejoramiento considerar para la Etapa siguiente. 11
12
Al fin Preparación
Backlog de Oportunidades de Mejoramiento.   Lista de Oportunidades de Mejoramiento detectada a partir de la información generada por el proceso, la opinión de los Usuarios, y la opinión de los Clientes (externos o internos) 1
8
12
Gestión de Cambios
Alineamiento Coordinación de las actividades de las áreas involucradas en los ámbitos de Mejoramiento, esto es Organizacional, Procesos y Tecnológicos. 4
6
11
12
Preparación e Iteración
Gestión de la Cultura Acciones para facilitar el cambio cultural que significa la incorporación de BPM y de la característica Agilidad. 1
2
5
6
Preparación e Iteración

Conclusión

En estricto rigor BPM Ágil está en proceso de desarrollo [5], aún hay puntos que resolver como ser la mejor integración entre las áreas de Proceso, de Informática, y las de Negocios. Continuar con la búsqueda de Elementos Ágiles que contribuyan a disminuir el tiempo total de una Iteración, para facilitar la incorporación del Mejoramiento Continuo y la Agilidad a la cultura de las organizaciones.

Mientras tanto, mi sugerencia es ir incorporando el concepto de Agilidad desde la mirada integral del proceso “Mejoramiento Continuo de los Proceso de Negocios”, estableciendo un enfoque pragmático (se usa aquello que sirve para disminuir los tiempos t1, t2, … , t10 ) y una dinámica prueba & error para seleccionar Elementos Ágiles que contribuyan a disminuir los tiempos de ejecución de los Subprocesos que lo componen.

Referencias

[1] https://www.sixsigmadaily.com/agile-bpm-agile-development-and-business-process-management/

[2] https://searchsoftwarequality.techtarget.com/definition/iteration

[3] https://agilemanifesto.org/principles.html

[4] “Análisis Ágil de un Proceso de Negocios”. Marcos Sepúlveda. Profesor Escuela Ingeniería Universidad Católica, Jefe de Programa Diplomado en Gestión de Procesos de Negocios. Seminario realizado en Santiago Julio 2019.

[5] https://core.ac.uk/download/pdf/82604843.pdf


[1] Determinación de la cantidad de Horas Hombre por tipo de Consultor, plazo de ejecución y costo.

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